کارهایی که در طول روز انجام می‌دهیم به چهار بخش تقسیم می‌شوند.
− برخی کارها مهم استند؛ اما فوری نیستند. − برخی کارها هم مهم استند و هم فوری.
− برخی کارها فوری استند؛ ولی مهم نیستند. − برخی کارها نه مهم استند و نه فوری.
بگذارید برای هر کدام از این موارد مثال‌هایی بزنم که ورزش‌کردن، مسواک‌زدن و مطالعه‌کردن کارهای مهمی استند. کنارگذاشتن آنها باعث می‌شود از سطح مطلوب سلامت جسمی یا فکری برخودار نباشیم؛ اما هیچ‌کدام از این کارها فوری نیستند، به این معنا که لازم نیست حتما همین حالا یک کتاب را بخوانیم، یا همین حالا ورزش بکنیم. می‌توانیم برای این کارها برنامه‌ریزی بکنیم و در وقت تعیین‌شده آنها را انجام بدهیم.
با این حال اما اگر دچار درد دندان شویم، یا اگر همین فردا قرار باشد مقاله یا گزارشی را تحویل بدهیم که هنوز آن را به پایان نرسانده ایم، ناچار به وضعیت «مهم و فوری» دچار می‌شویم؛ چاره‌ای نداریم جز این که «همین امروز» به دندان‌پزشک مراجعه کنیم یا «همین امروز» مطالع و جست‌وجو برای به‌پایان‌رساندن مقاله و گزارش مان را شروع بکنیم. در چنین وضعیتی بر خلاف وضعیت «مهم ولی غیرفوری» ما کار را هم‌زمان با تنش و فشار عصبی انجام می‌دهیم. وقتی در شرایط درد شدید دندان، سراغ دندان‌پزشک می‌رویم کمی ترافیک یا تاخیر دندان‌پزشک، ما را عصبانی می‌کند. وقتی در دقیقه‌ی نود به فکر پایان مقاله‌ی مان می‌افتیم، تنگ‌بودن وقت، گیرنیاوردن کتابی که برای مقاله‌ی مان باید به آن مراجعه بکنیم یا کندبودن سرعت انترنت، ما را عصبی می‌کند. بنا بر این هنگامی که کارهای مهم را آن‌قدر معطل می‌گذاریم تا شرایط فوری پیدا کند –حتا اگر بتوانیم آنها را درست انجام بدهیم– تنش و فشار عصبی زیادی را به خود مان وارد می‌کنیم.
دسته‌ی سوم کارهایی استند که مهم نیستند؛ اما فوری اند. رفتن به جلسه‌هایی که هنوز اهمیت آنها برای مان روشن نیست؛ ولی فورا باید در آنها حضور بیابیم. جواب‌دادن فوری به تلفن‌ها و پیام‌هایی که در اولویت زندگی و برنامه‌های ما نیستند و بسیاری از کارهایی که بنا به عادت و نه بر حسب ضرورت انجام می‌دهیم و قید فوریت هم در آنها وجود دارد، در این دسته قرار می‌گیرند. انجام این دسته از امور، ما را دچار فشار عصبی می‌کنند و متاسفانه تاثیر مثبت و قابل توجهی نیز در زندگی ما ندارند.
آخرسر می‌رسیم به دسته‌ی چهارم؛ کارهایی که نه مهم اند و نه فوری. این کارها تاثیر قابل توجهی در زندگی ما ندارند و دراولویت‌های ما نیز قرار نمی‌گیرند؛ یعنی بنا به عادت و بدون ارزیابی آنها را انجام می‌دهیم. از آن‌جا که زمانی این کارها را انتخاب کرده بودیم، تصور می‌کنیم که باید هم چنان به آنها ادامه بدهیم؛ ولی این دسته از امور نسبت به دسته‌ی سوم از این جهت بهتراند که حداقل تنش و فشار زمانی بر ما تحمیل نمی‌کنند. بنا بر این اگرچه کار مثمر ثمری انجام نمی‌دهیم؛ ولی دست کم آسیب کم‌تری به خود وارد می‌کنیم.
متخصصان مهارت‌های زندگی اعتقاد دارند؛ موفق‌ترین افراد کسانی استند که بیش‌تر کارهای آنها در دسته‌ی «مهم؛ اما غیرفوری» قرار دارند. آنها تا حد امکان کارهای غیرمهم و غیرموثر را به عهده نمی‌گیرند، نمی‌گذارند عادت و تکرار باعث شود، کاری که در اولویت زندگی شان قرار ندارد، به آنها تحمیل شود؛ اجازه نمی‌دهد دیگران آنها را در شرایط رودربایستی قرار بدهند و اولویت شان را به آنها تحمیل بکنند.
